時(shí)間：2022-03-23 15:31:34
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中途分類(lèi)號(hào)： G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
在水利工程當(dāng)中，伴隨著工程設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行等階段工作的開(kāi)展，各參建單位之間的關(guān)系越來(lái)越復(fù)雜，最終在管理層上會(huì)形成一些具有保存價(jià)值的記錄文件，它們的表現(xiàn)形式可以是多樣的，并同時(shí)是水利工程建設(shè)與管理工作中的重要內(nèi)容。但隨著社會(huì)的進(jìn)步以及工程不可預(yù)期的變化因素，比如說(shuō)在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運(yùn)用下，大部分文件檔案都可以通過(guò)電腦進(jìn)行保存和傳輸，再不單純地依賴(lài)原有的書(shū)面表達(dá)形式，而當(dāng)前情勢(shì)下，很多工程檔案管理工作卻沒(méi)有適應(yīng)這一點(diǎn)，表現(xiàn)出一定的落后性和低效性，很難滿(mǎn)足時(shí)代所賦予的新要求。
二、水利工程檔案管理存在的問(wèn)題
1、檔案管理意識(shí)淡薄
在水利工程的實(shí)施階段，各單位往往將心思都放在工程的進(jìn)度與質(zhì)量控制上，很少問(wèn)津工程檔案的管理工作，資金投入方面更是不足，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備落后，大多情況下還處于手工作業(yè)的狀態(tài)，很難實(shí)行電子文檔與紙質(zhì)文檔兩套管理模式。正是由于上級(jí)的這種不負(fù)責(zé)態(tài)度，導(dǎo)致檔案管理人員疏忽大意，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，甚至不知道哪些文件需要建檔保存，無(wú)形當(dāng)中也給檔案的收集帶來(lái)了麻煩。
2、管理制度、規(guī)范不完善
眾所周知，我國(guó)水利事業(yè)起步比較晚，而且也缺乏一定的工業(yè)基礎(chǔ)，未能形成完善的檔案管理制度，這也造成了在水利工程檔案管理工作中人員流動(dòng)性大、資料嚴(yán)重缺失、資料交接不規(guī)范等一系列問(wèn)題。再者，近幾年來(lái)，國(guó)家、水利部及相關(guān)部門(mén)接二連三地出臺(tái)與修訂了一些水利工程檔案管理規(guī)范，但在實(shí)踐當(dāng)中，它們的可操作性完全受到制約，還有待國(guó)家進(jìn)一步完善。
3、資料歸檔質(zhì)量較差
在水利工程施工中，大部分原始資料的格式與書(shū)寫(xiě)都很不規(guī)范，而且由于管理人員對(duì)資料的保護(hù)不善，致使資料破損嚴(yán)重，給資料的歸檔工作帶來(lái)了很大困難，從而影響了檔案歸檔質(zhì)量。即便在資料立卷歸檔后，檔案工作人員需對(duì)其進(jìn)行再加工、調(diào)整與編目，勞動(dòng)量大、耗時(shí)多、速度慢，檔案管理工作大大滯后于其它工作，嚴(yán)重地影響了檔案的利用率。
4、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
水利工程中的專(zhuān)職檔案管理人員很少，大多數(shù)都是兼職工人，有些甚至是半路出家來(lái)做檔案管理工作的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的培訓(xùn)，缺乏對(duì)工程技術(shù)知識(shí)的了解和掌握，在收集、整理、分編檔案資料時(shí)十分不規(guī)范，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量受到影響，還有些檔案工作人員缺乏最起碼的愛(ài)崗敬業(yè)精神，對(duì)深入收集和整理工作視而不見(jiàn)，導(dǎo)致檔案資料長(zhǎng)期堆壓。更有甚者，在工程竣工驗(yàn)收的前幾天，檔案管理部門(mén)才集中人員進(jìn)行“抱佛腳”式突擊，甚至采取寫(xiě)回憶錄、資料作假等極端手段，這對(duì)工程的竣工驗(yàn)收無(wú)疑是不利的。
三、做好水利工程檔案管理工作的建議
1、加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視
領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提， 也是做好檔案工作的關(guān)鍵所在。針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不重視現(xiàn)狀，檔案人員應(yīng)通過(guò)各種途徑提供檔案信息，如利用每年向《水利年鑒》、《水利志》提供圖片、資料的機(jī)會(huì)，向領(lǐng)導(dǎo)介紹檔案對(duì)服務(wù)水利工作的作用；圍繞水利工作重點(diǎn)，提出做好檔案管理的合理化建議。在領(lǐng)導(dǎo)重視的基礎(chǔ)上，健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，逐步建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐級(jí)負(fù)責(zé)、條塊結(jié)合的檔案管理體制，將檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中。
2、建立完善的管理制度
想要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理信息化，除了要有一套先進(jìn)的管理設(shè)備，還必須建立一套完善的管理機(jī)制，只有這樣才能在水利工程檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。所以，為了使水利工程檔案管理人員明白相關(guān)制度規(guī)范，明確自己的責(zé)任，保障設(shè)備的安全運(yùn)行，就必須根據(jù)實(shí)際情況出發(fā)，建立一套完善的檔案管理機(jī)制。
（1）明確自己的職責(zé)，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)。
（2）制定出詳細(xì)的管理?xiàng)l例，細(xì)化檔案管理的工作環(huán)節(jié)和每個(gè)步驟。
（3）制定必要的安全管理措施，特別是對(duì)于一些已損壞的紙質(zhì)文件檔案，必須注意存放環(huán)境及擁有良好的保護(hù)意識(shí)，確保水利檔案的安全性和完整性。
在完善管理機(jī)制的同時(shí)，還要注意對(duì)水利工程的檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，只有人人做到規(guī)范化，自覺(jué)地遵守，才能更好地實(shí)現(xiàn)信息化的水利工程檔案管理。一般來(lái)說(shuō)，水利工程的檔案管理規(guī)范化一般包括：水利檔案的整理規(guī)范、檔案的統(tǒng)計(jì)規(guī)范、管理人員的服務(wù)規(guī)范、管理人員的技術(shù)規(guī)范等，實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的規(guī)范化，可以說(shuō)是衡量一個(gè)管理人員工作效率高低的尺度。如果沒(méi)有這些標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，那么水利工程的檔案數(shù)據(jù)將缺乏安全性，而且水利工程的檔案管理部門(mén)如果不遵守標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范，那么實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理將成為空談。
3、培養(yǎng)檔案管理人員的技術(shù)知識(shí)
想要實(shí)現(xiàn)水利工程檔案管理的信息化，必須要培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)人才。人才培養(yǎng)，特別是水利工程檔案管理方面的人才培養(yǎng)，首先要有良好的信息化意識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，因?yàn)樾畔r(shí)代背景下，需要接觸的設(shè)備器材都是高新技術(shù)產(chǎn)品，比如在水利工程檔案管理中，檔案文件的自動(dòng)登記、輔助立卷、歸檔、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這要求水利工程的檔案管理人員不僅要熟悉計(jì)算機(jī)的錯(cuò)做，使電子檔案文件能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化的管理，而且還要掌握計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)方面的知識(shí)，只有這樣才能確保水利工程檔案信息的完整性和安全性。
水利工程檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，在立足本職工作的同時(shí)，還要不斷的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，積極參與信息化教育培訓(xùn)，提高自身的管理水平和工作素質(zhì)。
4、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)
伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，這這種趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。水利工程應(yīng)該運(yùn)用這點(diǎn)，充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，開(kāi)展檔案的信息化管理工作，并建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加快檔案信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。
5、嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)
一般而言，大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前，都會(huì)對(duì)工程檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，一旦出現(xiàn)檔案驗(yàn)收不合格的情況，是不可以進(jìn)行竣工驗(yàn)收的。所以在工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中，工程項(xiàng)目檔案的各級(jí)管理部門(mén)與相關(guān)工作人員一定要嚴(yán)格控制竣工驗(yàn)收關(guān)，要仔細(xì)審查各類(lèi)工程檔案資料，保證竣工檔案的真實(shí)性與可靠性，盡可能地將工程檔案應(yīng)有的作用發(fā)揮出來(lái)。
結(jié)束語(yǔ)
總之，我們應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管和應(yīng)用三方面工作，加快檔案信息化進(jìn)程,在充分發(fā)揮原有檔案作用的同時(shí),積極探索和嘗試建立文檔信息服務(wù)、檢索中心現(xiàn)行文件利用中心,以及借助網(wǎng)絡(luò)、電子傳輸?shù)痊F(xiàn)代化手段, 借助檔案平臺(tái)，為水利提供信息資源，更好地服務(wù)于現(xiàn)代水利。
參考文獻(xiàn)：
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[2]蔣云波.項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].云南檔案，2010 (08)
二、加強(qiáng)水利工程檔案管理的控制措施
1、加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)為了加強(qiáng)水利工程檔案管理工作，首先要加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)于其管理人員來(lái)講，他們的檔案管理知識(shí)和業(yè)務(wù)技術(shù)水平與其他單位的檔案人員來(lái)講更應(yīng)有所提升。所以說(shuō)，要想提高水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先就要對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對(duì)一些做兼職工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)有關(guān)檔案管理方面的內(nèi)容，這樣才能培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理的隊(duì)伍，對(duì)于培訓(xùn)的內(nèi)容要明確，增加檔案管理人員的理論知識(shí)，定期的進(jìn)行對(duì)管理人員抽檢，在檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中要將培訓(xùn)的內(nèi)容聯(lián)系到一起，這樣才能創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的水利工程檔案管理隊(duì)伍。2、制定完善的水利工程檔案管理體系，崗位責(zé)任落實(shí)到位為了建立完善的檔案管理制度體系，水利工程的各部門(mén)要強(qiáng)化實(shí)施的力度，制定合理的措施，使檔案部門(mén)可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。與此同時(shí)，在檔案管理部門(mén)的內(nèi)部建立激勵(lì)體系，將檔案管理工作目標(biāo)落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，然后進(jìn)行落實(shí)到位，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過(guò)驗(yàn)收全過(guò)程。
一、水利工程檔案管理
水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動(dòng)中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實(shí)情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。
在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對(duì)比較嚴(yán)格。水利是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因?yàn)樗莫?dú)特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進(jìn)行檢查、管理、維護(hù)的重要依據(jù)。
《水利基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料管理規(guī)定》(水利部水辦[1997]275號(hào))明確規(guī)定“進(jìn)行單位工程和分部工程等級(jí)評(píng)定和工程驗(yàn)收包括單位工程與階段和竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量,并在驗(yàn)收后,及時(shí)整理歸檔?！边@極大的說(shuō)明了檔案的重要性。
二、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過(guò)程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過(guò)程中形成的,它直接且真實(shí)的反映著水利工程建設(shè)的全過(guò)程,也是檢水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:第一,在實(shí)際應(yīng)用中,在擬定計(jì)劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計(jì)等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險(xiǎn)時(shí)起著很重要的作用,它可以對(duì)過(guò)去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究,通過(guò)前人的真實(shí)的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會(huì)隨著實(shí)際的需要而變化,因此在對(duì)水利工程進(jìn)行維護(hù)和擴(kuò)建時(shí),檔案可以作為合理設(shè)計(jì)和施工的依據(jù),既節(jié)省的時(shí)間,有節(jié)約了開(kāi)支?？傊欣趧?chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責(zé)任的追究的有效依據(jù)。
在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長(zhǎng)期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時(shí)也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿(mǎn)足水利工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要以及國(guó)家和水利部的共同要求,必須對(duì)水利工程檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)和強(qiáng)化。國(guó)家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進(jìn)行竣工驗(yàn)收,否則,不可進(jìn)行竣工驗(yàn)收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒(méi)有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無(wú)人管理水利工程檔案,對(duì)水利工程建設(shè)和維護(hù)以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時(shí)對(duì)水利工程的驗(yàn)收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實(shí)可靠的資料,促進(jìn)水利工程順利的發(fā)展。
三、水利工程檔案管理存在的問(wèn)題
(一)檔案管理制度滯后于與水利工程項(xiàng)目管理體制改革
隨著水利建設(shè)工程項(xiàng)目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、驗(yàn)收提出了新的要求,尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來(lái)越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對(duì)無(wú)紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時(shí)代的要求。隨著國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒(méi)項(xiàng)目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗(yàn)收備案制度和市場(chǎng)稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒(méi)有納入新的管理機(jī)制。
(二)檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差
長(zhǎng)期以來(lái),水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門(mén)重工程輕檔案、未就項(xiàng)目檔案管理工作開(kāi)展過(guò)專(zhuān)項(xiàng)整治,對(duì)此項(xiàng)工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動(dòng)和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項(xiàng)目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時(shí)歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對(duì)工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險(xiǎn)情的難度。
(三)對(duì)檔案管理的重視不足
隨著工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查等制度逐漸完善,工程檔案內(nèi)容、形式等都發(fā)生相應(yīng)變化,而相關(guān)的檔案法律法規(guī)和管理制度未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,如何盡快完善建設(shè)項(xiàng)目檔案法規(guī)制度,目前缺乏相應(yīng)的研究和應(yīng)對(duì)措施。水利工程檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性、專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要給予高度重視。但現(xiàn)實(shí)中一些水利工程項(xiàng)目的建設(shè)單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不配專(zhuān)職檔案工作人員,或雖有專(zhuān)職人員但管理責(zé)任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時(shí)間較長(zhǎng)的資料零散,無(wú)法完整無(wú)誤地歸檔,由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。
(四)管理人員素質(zhì)偏低,檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏
水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點(diǎn)多線長(zhǎng),且施工隊(duì)伍流動(dòng)性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實(shí)。從近幾年參與我市水利工程項(xiàng)目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來(lái)看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí),對(duì)工程檔案比較陌生,檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱(chēng)的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)再利用的專(zhuān)業(yè)人才更是奇缺。
四、水利工程檔案管理的應(yīng)對(duì)措施
(一)加強(qiáng)水利工程檔案工作的管理,促進(jìn)水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則。
成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報(bào)工作,成立檔案情報(bào)室,設(shè)立專(zhuān)職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)。完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān),無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門(mén),都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(二)轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強(qiáng)實(shí)踐,超前管理。要意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作,制定一系列措施,對(duì)水利工程檔案進(jìn)行超前管理。
從實(shí)際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門(mén)和人員多,經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng),稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過(guò)去等人將檔案送上門(mén)的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程;三是強(qiáng)制性收集,這種方法對(duì)施工單位具有一定的約束力?？梢员ＷC檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。
(三)重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平
應(yīng)對(duì)各專(zhuān)職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn),講解水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料,哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時(shí),按照檔案整理要求,對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范需詳細(xì)講解。使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓(xùn)使得檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。
(四)通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案信息,加強(qiáng)服務(wù)意識(shí),促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展
隨著我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。將其應(yīng)用在水利工程檔案管理中，不僅能夠減少檔案管理工作量，而且能夠有效提高工作效率。管理部門(mén)應(yīng)重視從各個(gè)方面入手，完善水利工程檔案的信息化建設(shè)，營(yíng)造出良好的信息化管理氛圍，從而提高水利工程檔案信息化管理水平。
1強(qiáng)化水利工程檔案信息化建設(shè)的意識(shí)
意識(shí)決定行動(dòng)，只有提高全員的信息化管理意識(shí)，才能保障信息化檔案管理工作落實(shí)到位，才能在企業(yè)內(nèi)部形成良好的信息化管理氛圍[1]。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)舉辦各種水利工程檔案展覽、講座、宣傳教育等活動(dòng)，增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)，并引起管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等管理人員的重視。另外，還應(yīng)完善組織機(jī)構(gòu)，為水利工程檔案的信息化管理提供足夠的組織和資金保障，滿(mǎn)足檔案信息管理工作的需求，調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，落實(shí)信息化管理。比如，為了強(qiáng)化某市水利基礎(chǔ)檔案的收集和管理工作，充分發(fā)揮各級(jí)水利檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的作用，某市開(kāi)展了水利工程檔案信息化管理培訓(xùn)工作，要求各單位能夠找到上級(jí)要求管理人員利用文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等多元形式，把涉及水利民生的檔案收集完整。這樣既能提高管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，也能增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)[2]。
2完善水利工程檔案信息化管理制度
只有完善水利工程檔案信息化管理制度，才能保障檔案工作切實(shí)落實(shí)，才能真正提高水利工程檔案的信息化管理水平。首先，應(yīng)明確各參與單位的職責(zé)。比如，要求各級(jí)建設(shè)管理部門(mén)應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)，認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作；勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門(mén)和人員的歸檔責(zé)任；工程建設(shè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員等，應(yīng)按要求將工作中形成的文件材料歸檔；質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，確保檔案信息化管理質(zhì)量。其次，應(yīng)完善檔案的信息化管理流程，完善歸檔、移交、驗(yàn)收等工作。比如，水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿(mǎn)足檔案整理規(guī)范要求，即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊等。最后，加強(qiáng)水利工程重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理。管理人員應(yīng)按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作，這樣才能進(jìn)一步完善檔案信息化制度。
3重視信息化管理設(shè)備的購(gòu)進(jìn)
實(shí)現(xiàn)水利工程的信息化管理，必須要引進(jìn)相應(yīng)的信息化管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、電子閱覽裝置等。這樣才能提供一個(gè)可靠的信息平臺(tái)，完善水利工程信息化建設(shè)。隨著我國(guó)水利工程的發(fā)展，水利工程的信息量不斷增多，同時(shí)水利工程的檔案管理工作難度也在不斷增大。因此，水利部門(mén)應(yīng)重視購(gòu)進(jìn)先進(jìn)、性能高的信息化管理設(shè)備，這樣不僅能減輕工作人員的工作難度，也能真正保障水利工程檔案管理信息化的建設(shè)水平。比如，購(gòu)進(jìn)檔案柜、微機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)等相關(guān)設(shè)備，對(duì)檔案實(shí)行分門(mén)別類(lèi)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序化。
4加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)
信息人才是保障水利工程檔案管理信息化的基礎(chǔ)。相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)，并開(kāi)展一定的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，真正提高管理人員的信息化管理水平。水利工程檔案信息化管理人員不僅要具備一定的檔案管理知識(shí)，而且應(yīng)充分了解水利工程知識(shí)。因此，水利部門(mén)可以通過(guò)培訓(xùn)組建起一支技術(shù)過(guò)硬的管理團(tuán)隊(duì)。另外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)通過(guò)委培、進(jìn)修、培訓(xùn)等方式，不斷拓寬現(xiàn)有檔案人員的知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握管理項(xiàng)目檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能以及一定的外語(yǔ)水平。同時(shí)，也要大力引進(jìn)檔案專(zhuān)業(yè)中高級(jí)人才，為重點(diǎn)水務(wù)建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)?？傊?，檔案管理部門(mén)應(yīng)重視加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)，以保證水利工程檔案管理信息化建設(shè)水平。
5結(jié)語(yǔ)
新時(shí)期，水利工程檔案管理部門(mén)要積極轉(zhuǎn)變管理理念，充分利用信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)完善信息化管理制度，確保管理人員能夠按照制度辦事，從而不斷提升水利工程檔案管理的信息化水平，完善水利工程檔案的信息化建設(shè)。
作者:孫立夫 單位:新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)第一師十三團(tuán)水管所
中圖分類(lèi)號(hào)： TV文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
一、水利工程檔案的重要性。
水利工程檔案是水利科技檔案的重要組成部分，是工程技術(shù)人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，是維護(hù)水利工作歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，它貫穿于整個(gè)水利工程建設(shè)的全過(guò)程，從一個(gè)水利工程項(xiàng)目的提出、論證、審批、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，真實(shí)有效地反映水利工程建設(shè)的全過(guò)程，不僅對(duì)施工過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)、竣工驗(yàn)收及日后管理和維護(hù)具有重要利用價(jià)值，更對(duì)新建工程具有借鑒和指導(dǎo)意義。做好水利工程檔案管理工作，準(zhǔn)確記錄具有保存價(jià)值的資料，為水利工程提供翔實(shí)的信息，成為水利工程建設(shè)及運(yùn)行管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)和依據(jù)。
1.1建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。一是成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負(fù)責(zé)對(duì)檔案室配備專(zhuān)職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)門(mén)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。
1.2是要設(shè)計(jì)出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)行分類(lèi)排列和編目，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。
1.3是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。四是建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門(mén)，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
二 轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理
長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)于各級(jí)各類(lèi)檔案的管理工作沒(méi)有一種科學(xué)的管理意識(shí)，沒(méi)有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。為了使水利工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對(duì)水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)管理，并根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道。
從實(shí)際情況看，水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門(mén)和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有疏忽，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難完成；臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們要求檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。
在此基礎(chǔ)上，采取以下收集方法：
2.1追蹤收集適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢(xún)問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門(mén)有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。
2.2分階段收集
適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。
2.3強(qiáng)制性收集
適用于對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門(mén)后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。
三 明確檔案資料管理的范圍和要求
3.1水利工程檔案資料管理的范圍水利工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過(guò)程中驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等工程在建設(shè)過(guò)程中形成，并應(yīng)歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。
3.2檔案資料管理的要求
一是工程檔案工作應(yīng)與工程建設(shè)同步管理；二是檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說(shuō)明；三是竣工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋竣工圖章；四是施工過(guò)程中的圖片、照片、錄音、錄像等材料，以及施工過(guò)程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完整的文字說(shuō)明，同時(shí)要詳細(xì)地填寫(xiě)檔案資料情況登記表。
四 強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平水利工程檔案管理的范圍和要求，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書(shū)檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專(zhuān)業(yè)類(lèi)別檔案。
因此，為達(dá)到水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應(yīng)對(duì)各專(zhuān)職或兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。講解水利工程建設(shè)工作中會(huì)形成哪些類(lèi)型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案、具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細(xì)的講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)行，為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有一個(gè)切實(shí)的保障。
4.1科學(xué)的做好水利工程檔案管理工作
做好檔案管理工作是提供利用的基礎(chǔ)和保證，要做好基礎(chǔ)管理工作就要從以下幾方面著手：
提高單位主管領(lǐng)導(dǎo)的建檔意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作是管好用好檔案的關(guān)鍵，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，才能將檔案工作提到重要議事日程上來(lái)，才能從制度上、設(shè)施上、人員管理上得到支持和保證，才能使檔案工作真正發(fā)揮作用，盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為水利工程建設(shè)服務(wù)。
4.2完善檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家《檔案法》、《保密法》及水利部《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際情況制訂《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度。針對(duì)某項(xiàng)水利工程制訂《水利工程檔案分類(lèi)大綱及編號(hào)方案》，指導(dǎo)檔案資料的收集、鑒定、歸檔、管理、利用及保密等工作。
1.健全制度,進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)水利工程檔案的管理
要保證水利工程檔案的齊全、完整和規(guī)范管理,一是要高度重視水利工程檔案管理工作,從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始,就配備專(zhuān)職的檔案管理人員,把水利工程的檔案管理工作與抓工程進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度,修訂崗位責(zé)任制,并制訂相應(yīng)的措施,把檔案管理工作目標(biāo)分解、細(xì)化,層層加以落實(shí),真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束,檔案資料管理通過(guò)驗(yàn)收的全過(guò)程,做到職責(zé)分明,使檔案管理人員明確自己的管理職責(zé)。三是要對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收要嚴(yán)格把關(guān),歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查,保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。四是要充化利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息、技術(shù),增加信息資源的存儲(chǔ),提高信息的廣泛利用,充分做到資源共享,不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。
2.通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案信息,促進(jìn)檔案管理工作上臺(tái)階
檔案的生命在于利用,只有對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用,才能正真體現(xiàn)它的價(jià)值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開(kāi)發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶,通過(guò)材料收集、整理、歸檔將它轉(zhuǎn)化為信息資源。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō),假如某項(xiàng)新上的工程需要查閱相關(guān)資料時(shí),能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門(mén)和水利工作者利用,為水利工作者提供很大幫助的同時(shí),使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值,從而激發(fā)檔案管理人員對(duì)工作的熱情,促使檔案管理工作更上一個(gè)新的臺(tái)階。
第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門(mén)、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開(kāi)展。
第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。
第二章檔案管理
第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。
第六條各級(jí)建設(shè)管理部門(mén)應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén),認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。
第七條項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實(shí)專(zhuān)職檔案人員；其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。
第八條勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門(mén)和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。
第九條工程建設(shè)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。
第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過(guò)驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。
第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項(xiàng)目，也應(yīng)有滿(mǎn)足檔案工作需要的庫(kù)房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類(lèi)和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。
第十二條項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開(kāi)展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。
第十三條項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》（附件1）。國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章歸檔與移交要求
第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。
第十五條《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際，補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類(lèi)方案。
第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門(mén)負(fù)責(zé)。總包單位對(duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專(zhuān)題審核報(bào)告。
第十七條水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿(mǎn)足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。
第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說(shuō)明、鑒定意見(jiàn)及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：
（一）按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；
（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；
（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過(guò)1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署"竣工圖確認(rèn)章"（見(jiàn)附件4-2）。
第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專(zhuān)人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。
第二十一條項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿(mǎn)足以下要求：
（一）項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí)，應(yīng)異地保存1套）；
（二）工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí)，各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；
（三）當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí)，原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；
（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見(jiàn)附件3）。
第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí)，并須填寫(xiě)工程檔案交接單（見(jiàn)附件5）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。
第二十三條工程檔案的歸檔時(shí)間，可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。
第四章檔案驗(yàn)收
第二十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過(guò)檔案驗(yàn)收；未通過(guò)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或通過(guò)工程的竣工驗(yàn)收。
第二十五條各級(jí)水行政主管部門(mén)組織的水利工程竣工驗(yàn)收，應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收，由水利部辦公廳檔案部門(mén)派員參加；流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門(mén)組織的工程驗(yàn)收，由相應(yīng)的檔案管理部門(mén)派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收，由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。
第二十六條大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)。
第二十七條水利工程在進(jìn)行檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收前，項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告，并提出檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。
檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。
第二十八條檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后，可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定，對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目，應(yīng)成立檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國(guó)家或地方檔案行政管理部門(mén)、地方水行政管理部門(mén)及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí)，可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專(zhuān)家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。
第二十九條檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：
（一）聽(tīng)取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告；
（二）聽(tīng)取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告；
（三）對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程，還應(yīng)聽(tīng)取被委托單位的檢查評(píng)定意見(jiàn)；
（四）查看現(xiàn)場(chǎng)（了解工程建設(shè)實(shí)際情況）；
（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；
（六）驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議；
（七）形成檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)，并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋；
（八）驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)。
第三十條檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)應(yīng)包括以下內(nèi)容：
（一）工程概況。
（二）工程檔案管理情況：
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量
3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)
（三）存在問(wèn)題及整改要求。
（四）驗(yàn)收結(jié)論。
（五）驗(yàn)收組成員簽字表。
近年來(lái)，隨著水利工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問(wèn)題?！端窘ㄔO(shè)項(xiàng)目工程檔案資料管理規(guī)定》明確規(guī)定“進(jìn)行單位工程和分部工程等級(jí)評(píng)定和工程驗(yàn)收包括單位工程與階段和竣工驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗(yàn)收后，及時(shí)整理歸檔?！笨茖W(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開(kāi)發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門(mén)和社會(huì)提供利用，是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案自身價(jià)值和檔案工作的根本目的。在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認(rèn)識(shí)。
1水利工程檔案管理存在的問(wèn)題
1.1工作人員缺乏驗(yàn)收資料的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面水利工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實(shí)性、完整性和原始性這三個(gè)條件。檔案人員對(duì)工程檔案缺少管理經(jīng)驗(yàn)，不知所收集上來(lái)的資料是否齊全，只是被動(dòng)地從工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員那接收移交過(guò)來(lái)，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗(yàn)收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒(méi)有把工程項(xiàng)目同工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，直接影響了檔案的齊全完整。
1.2缺乏高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，檔案管理水平普遍較差。工程項(xiàng)目資料管理人員大都是臨時(shí)抽調(diào)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，文化層次低，業(yè)務(wù)能力較差且大多數(shù)身兼數(shù)職，精力有限。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理人員一般是新參加工作的同志多，這些人員缺乏檔 案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，對(duì)工程檔案比較陌生，對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問(wèn)題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。
1.3檔案管理工作的前期投入和管理不足。檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項(xiàng)目建設(shè)的后期，才開(kāi)始著手進(jìn)行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。這是因?yàn)椋孩儇?fù)責(zé)工程項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)及工程管理人員，檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)識(shí)不到位。有的僅在口頭上說(shuō)一下，并不落實(shí)在具體工作中，平時(shí)只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作。②施工單位不注意施工過(guò)程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)產(chǎn)生資料，往往是工程施工快束了，才突擊搞竣工資料。
1.4檔案管理體制和制度不健全。①目前，部分重點(diǎn)工程建設(shè)單工作服務(wù)。位在檔案管理體制上存在一定問(wèn)題，沒(méi)有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂有，但也不健全。②檔案行政管理部門(mén)忙于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，對(duì)工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對(duì)工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，對(duì)工程檔案專(zhuān)項(xiàng)執(zhí)法檢查工作也沒(méi)有沒(méi)抓起來(lái)。③檔案資料流向制度不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒(méi)人管的現(xiàn)象。
1.5工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能的轉(zhuǎn)變、行政審批制度的改革，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時(shí)地作出相應(yīng)的調(diào)整與修改，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作還沒(méi)有納入到新的管理機(jī)制中去。如何盡快建立完善工程項(xiàng)目檔案法規(guī)制度，目前還缺乏系統(tǒng)的研究。
2加強(qiáng)工程檔案管理的對(duì)策
2.1提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。針對(duì)工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實(shí)際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。工程檔案管理人員要定期參加專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗;對(duì)外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。
2.2加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化。檔案管理手段的現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志，它包括以下幾方面:保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢(xún)業(yè)務(wù)智能化等方面。要實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報(bào)送、傳遞，滿(mǎn)足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供了方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。
2.3健全制度，強(qiáng)化管理，落實(shí)崗位責(zé)任制。企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度，強(qiáng)化工程管理部門(mén)及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計(jì)等部門(mén)的實(shí)施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門(mén)可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。同時(shí)，建立內(nèi)部管理激勵(lì)機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實(shí)，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過(guò)驗(yàn)收全過(guò)程。
2.4資料分類(lèi)科學(xué)化，實(shí)行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理的一種手段，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。所以我們要遵循水利工程文件材料自然形式的規(guī)律和相互間的有機(jī)聯(lián)系，按照《檔案法》、《水利基本建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料管理規(guī)定》、《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)范》等水利工程檔案法律和規(guī)章，結(jié)合單位的實(shí)際情況，制定一個(gè)統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，完善標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)章制度，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案編制、收集、整理、編目、保管及提拱利用的系統(tǒng)性、完整性、實(shí)用性。
做好檔案管理工作是水利工程施工建設(shè)的重要保證。為了保證水利工程的建設(shè)發(fā)展，檔案管理工作極為重要。做好檔案管理工作是保證水利工程的順利發(fā)展因而顯得極為重要。一直以來(lái)，隨著水利工程管理和規(guī)范的不斷進(jìn)展，對(duì)管理模式提出了新的要求，也就是說(shuō)提高水利工程的檔案管理工作質(zhì)量。但是，在當(dāng)今的水利工程檔案管理中，依然存在著一些不規(guī)范的質(zhì)量問(wèn)題，從工程的開(kāi)始施工和施工階段到竣工驗(yàn)收的階段，在這個(gè)過(guò)程中，歸檔資料的完成程度以及整理的質(zhì)量都要進(jìn)行驗(yàn)收，然后歸檔。科學(xué)完善的做好水利工程的檔案管理工作，更多地為水利部門(mén)和社會(huì)提供有力的參評(píng)依據(jù)，最終達(dá)到水利工程檔案實(shí)現(xiàn)的根本目的。因此，本文淺談了水利工程檔案管理工作。但是，在當(dāng)今的水利工程檔案管理工作中，還存在著一些弊端，這嚴(yán)重的阻礙了水利工程的順利發(fā)展。那么，怎樣才能做好水利工程的檔案管理工作呢？本文首先分析了水利工程檔案管理的現(xiàn)狀，闡述了加強(qiáng)水利工程檔案管理的控制措施，并分別對(duì)其進(jìn)行了如下探討研究。
一、水利工程檔案管理的現(xiàn)狀
1、水利工程檔案管理人員缺少驗(yàn)收資料的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致驗(yàn)收資料整理的不完善
在水利工程中檔案管理工作是一項(xiàng)極其復(fù)雜性、瑣碎性的工作，它要求檔案管理工作的真實(shí)性完整性和原始性。在實(shí)際的檔案管理中，檔案管理工作人員缺少驗(yàn)收資料的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，在收集資料的時(shí)候，所有的資料都通過(guò)負(fù)責(zé)人移交的，所以，搜集上來(lái)的資料不全面，在搜集的這些資料中，經(jīng)常存在著缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、蓋章的手續(xù)不全、驗(yàn)收的記錄不準(zhǔn)確資料整理的不準(zhǔn)確等現(xiàn)象。這些現(xiàn)象反映了驗(yàn)收資料整理的不完善，導(dǎo)致檔案管理工作不順利。
2、檔案管理工作前期準(zhǔn)備的不完善主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面
一方面，水利工程檔案管理的負(fù)責(zé)人及管理人員忽視了檔案管理工作，對(duì)檔案管理工作根本就不重視，只是在口頭答應(yīng)，根本就不落實(shí)到實(shí)際當(dāng)中，在日常的施工管理中，將工程的施工質(zhì)量和進(jìn)度一件卻等作為首要工作。另一方面，施工單位根本就沒(méi)有按照水利工程檔案管理的規(guī)范要求來(lái)進(jìn)行，把施工過(guò)程中的一些資料的收集、整理、歸檔等根本就未能遵循施工過(guò)程的每個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)產(chǎn)生資料，大多數(shù)的工程基本都是在工程施工快完工的時(shí)候，然后才進(jìn)行整理竣工資料。
3、缺少專(zhuān)業(yè)的、高素質(zhì)的檔案管理人員
在水利工程的檔案管理工作人員中，大多數(shù)的管理人員基本都是沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)水平極低的人員，有的檔案管理人員甚至是沒(méi)有太高的文化，還有的人員不只是從事檔案管理這一行，還從事著其他的行業(yè)，所以沒(méi)有太多的精力投入到實(shí)際的工作管理中來(lái)。還有的人員對(duì)檔案管理工作缺少?lài)?yán)重的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)其業(yè)務(wù)知識(shí)不熟悉，最終產(chǎn)生了歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問(wèn)題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。
4、缺乏完善的檔案管理機(jī)制體系
首先，有些工程施工單位在工程檔案管理工作上存在著諸多問(wèn)題，在制定檔案管理制度上不完善，雖然有些施工企業(yè)制定了安敢管理體系，但是也不健全。其次，由于檔案管理部門(mén)的人員業(yè)務(wù)繁忙，對(duì)檔案管理法規(guī)宣傳的不夠，缺少應(yīng)有的業(yè)務(wù)指導(dǎo)力度，對(duì)工程檔案專(zhuān)項(xiàng)執(zhí)法檢查工作也沒(méi)有沒(méi)抓起來(lái)。最后，檔案資料流向制度不健全，在工程建設(shè)中，有的施工技術(shù)人員要調(diào)走，在調(diào)走的時(shí)候，這些被調(diào)動(dòng)的人員同時(shí)也把檔案帶走，出現(xiàn)了人走檔案沒(méi)有人員管的現(xiàn)象。
二、加強(qiáng)水利工程檔案管理的控制措施
1、加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)
為了加強(qiáng)水利工程檔案管理工作，首先要加強(qiáng)水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)于其管理人員來(lái)講，他們的檔案管理知識(shí)和業(yè)務(wù)技術(shù)水平與其他單位的檔案人員來(lái)講更應(yīng)有所提升。所以說(shuō)，要想提高水利工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，首先就要對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對(duì)一些做兼職工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)有關(guān)檔案管理方面的內(nèi)容，這樣才能培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理的隊(duì)伍，對(duì)于培訓(xùn)的內(nèi)容要明確，增加檔案管理人員的理論知識(shí)，定期的進(jìn)行對(duì)管理人員抽檢，在檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中要將培訓(xùn)的內(nèi)容聯(lián)系到一起，這樣才能創(chuàng)建一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的水利工程檔案管理隊(duì)伍。
2、制定完善的水利工程檔案管理體系，崗位責(zé)任落實(shí)到位
為了建立完善的檔案管理制度體系，水利工程的各部門(mén)要強(qiáng)化實(shí)施的力度，制定合理的措施，使檔案部門(mén)可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。與此同時(shí)，在檔案管理部門(mén)的內(nèi)部建立激勵(lì)體系，將檔案管理工作目標(biāo)落實(shí)到各個(gè)部門(mén)，然后進(jìn)行落實(shí)到位，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實(shí)到有關(guān)人員的職責(zé)中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過(guò)驗(yàn)收全過(guò)程。
結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)以上闡述的觀點(diǎn)我們可以看出，在水利工程工作中，檔案管理工作的重要性是和水工技術(shù)是同等重要的，也就是說(shuō)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、基礎(chǔ)性的工作，檔案管理水平的高低是直接影響著水利工程企業(yè)管理水平高低的關(guān)鍵標(biāo)志之一，我們作為專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，必須要加強(qiáng)自身的職業(yè)素質(zhì)、技能素質(zhì)、在管理中建立好相應(yīng)的管理體系，只有這樣才可以為水利工程項(xiàng)目提供堅(jiān)實(shí)的后勤保障。
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一、水利工程檔案管理的特點(diǎn)
（一）真實(shí)性與完整性。水利工程單位的檔案完善程度，一般是以各個(gè)部門(mén)單位工作活運(yùn)作體系的技術(shù)資料，以及相關(guān)部門(mén)工作活動(dòng)的運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)積累的基礎(chǔ)之上，所逐步形成的；具體由商機(jī)下發(fā)和本單位職能相關(guān)并要求貫徹執(zhí)行的具有重要保管價(jià)值的文書(shū)，即財(cái)會(huì)、水利建設(shè)、科技發(fā)展等方面作為特種載體的檔案。而對(duì)于這種載體檔案來(lái)說(shuō)，它的有效真實(shí)性與完整性記錄，至關(guān)重要。這是由于它是反映水庫(kù)系統(tǒng)安全運(yùn)作情況以及肩負(fù)著防洪、灌溉與城市供水等方面的重要參考標(biāo)準(zhǔn)資料與憑證。
（二）系統(tǒng)性。一般，直接利用水利工程檔案做當(dāng)前水利工程建設(shè)階段性的方案研究的保管時(shí)間大概為1―2年時(shí)間，之后就交由單位部門(mén)的綜合檔案管理室。而具體歸集、歸檔工作除了涉及到做好裝訂與存放，還要做好檔案內(nèi)容、移交時(shí)間、參考借閱手續(xù)、過(guò)期檔案銷(xiāo)毀等的程序處理過(guò)程工作，這是由于檔案的參考技術(shù)價(jià)值往往涉及到的方面較為綜合、多元，也由于此，其管理流程就相對(duì)更為系統(tǒng)。
（三）綜合性參考價(jià)值高。對(duì)于水庫(kù)的正常運(yùn)行管理中，水利工程檔案往往涉及到的主要內(nèi)容包括為：指導(dǎo)性文件、水工類(lèi)、閘門(mén)電氣化、水能源利用類(lèi)、勘探地質(zhì)類(lèi)、水文類(lèi)、科研技術(shù)類(lèi)、施工建設(shè)類(lèi)、安全生產(chǎn)類(lèi)、以及運(yùn)作管理類(lèi)等。這些系統(tǒng)綜合性的類(lèi)別資料，就構(gòu)建而出了水利工程建設(shè)與發(fā)展過(guò)程中的各個(gè)門(mén)類(lèi)文檔材料，它們?nèi)娣从沉怂こ踢\(yùn)行管理的詳細(xì)情況，對(duì)工程質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價(jià)值。
二、當(dāng)前水利工程檔案管理的狀況
（一）檔案管理意識(shí)淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運(yùn)行管理質(zhì)量評(píng)定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項(xiàng)目的重要依據(jù)，也是水庫(kù)運(yùn)行管理體系中的一個(gè)很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對(duì)水利檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視程度不夠。在水庫(kù)管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來(lái)規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
（二）專(zhuān)人負(fù)責(zé)的管理力度較差。一是對(duì)水利工程檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有很好地和有關(guān)部門(mén)主動(dòng)聯(lián)系。二是沒(méi)有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)各自為政，給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。這對(duì)日后的工程管理和維護(hù)，以及對(duì)新建工程的準(zhǔn)備存在不利的影響。
三、提高水利工程檔案管理的改進(jìn)措施
（一）強(qiáng)化管理人員的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)。由于水利工程檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性與規(guī)范性的管理工作，要求管理人員的綜合業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)都要加強(qiáng)，保持不斷創(chuàng)新、勇于進(jìn)取、積極踏實(shí)以及科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。而且能夠在此基礎(chǔ)上，熟悉水利管理部門(mén)的崗位職責(zé)；同時(shí)對(duì)于當(dāng)代信息產(chǎn)業(yè)設(shè)備、技術(shù)等都要進(jìn)行科學(xué)的電算化系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，開(kāi)展繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等，施行業(yè)務(wù)技能考核，從而使得水利檔案管理的實(shí)際工作能力大幅度提升。
前言
水利工程檔案是水利部門(mén)在水利工程建設(shè)運(yùn)行中所形成的各種載體的檔案,是水利工作真實(shí)的歷史記錄,是在工作中進(jìn)行查考、研究、決策的重要依據(jù),更是水利工程信息的源泉。它真實(shí)記錄了水利工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，既是全面鑒定工程質(zhì)量、進(jìn)行工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，又是對(duì)水利建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理、維護(hù)的主要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)水利建設(shè)項(xiàng)目科學(xué)管理的技術(shù)保障。項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分和不可缺少的環(huán)節(jié)，愈來(lái)愈得到重視。尤其是對(duì)大型水利工程設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)地管理，可積極主動(dòng)地、多層次、多方位、多形式地向水利部門(mén)和有關(guān)部門(mén)提供利用檔案信息資源，充分發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為水利建設(shè)事業(yè)有效服務(wù)，也是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的體現(xiàn)。因此,管理好水利工程檔案,使其在水利工程建設(shè)和水利工程管理中充分發(fā)揮作用,更好的為水利事業(yè)服務(wù)是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門(mén)的重要職責(zé)，具有十分重要的意義。
近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，水利工程質(zhì)量管理和實(shí)施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，檔案管理工作也應(yīng)逐步走向科學(xué)化和規(guī)范化，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但部分水利工程檔案仍存在整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問(wèn)題。科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開(kāi)發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門(mén)和社會(huì)提供利用，是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案自身價(jià)值和檔案工作的根本目的。在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認(rèn)識(shí)。
1.水利工程檔案的特點(diǎn)、重要性、現(xiàn)狀
1.1 檔案內(nèi)容廣，數(shù)量多，綜合性強(qiáng)
水利工程在施工過(guò)程中涉及到電力、交通、水利、通訊、消防、市政、生態(tài)環(huán)境、土木工程等各個(gè)方面,涉及工作面非常廣。而水利工程從項(xiàng)目立項(xiàng)、審批到開(kāi)工、建設(shè),再到竣工,驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的文件包括勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、水電交通、土木工程、設(shè)備安裝、裝飾裝修等資料,并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、照片、實(shí)物標(biāo)本等形式記載,形成數(shù)量巨大、種類(lèi)繁多的工程建設(shè)檔案。
1.2 價(jià)值高
水利工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于水利工程項(xiàng)目建設(shè)的參建各方,在工程建設(shè)過(guò)程中,涉及質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收,以及日常管理中不可替代的重要依據(jù),也是在工程建成后進(jìn)行運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。
1.3 檔案形成的時(shí)間長(zhǎng)
大型水利工程設(shè)計(jì)，均要經(jīng)過(guò)可行性研究、初步設(shè)計(jì)、招投標(biāo)設(shè)計(jì)和技施設(shè)計(jì)階段，每階段設(shè)計(jì)時(shí)間較長(zhǎng)，所以設(shè)計(jì)檔案形成的時(shí)間長(zhǎng)。比如，飛來(lái)峽水利樞紐工程的設(shè)計(jì)工作，從1984年12月選定壩址，1985年12月完成可行性研究報(bào)告，1992年4月國(guó)家計(jì)委批準(zhǔn)立項(xiàng)興建，1992年6月完成初步設(shè)計(jì)報(bào)告，同年11月審查通過(guò)。1994年10月開(kāi)工，1999年10月建成，前后經(jīng)歷15年。因此檔案形成的時(shí)間也較長(zhǎng)。
1.4 重要性
水利工程科技檔案是項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等信息材料，是生產(chǎn)、科研及其建設(shè)過(guò)程中形成的原始記錄，它客觀的記述和反映了整個(gè)歷史過(guò)程和真實(shí)原貌。因而科技檔案的有效管理必然是工程建設(shè)過(guò)程中的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。水利工程的建設(shè)主要經(jīng)過(guò)前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招(投)標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等一系列復(fù)雜的階段，內(nèi)容繁多，周期較長(zhǎng)。在整個(gè)過(guò)程中，資料檔案是項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)。因此，需做好科技文件材料的日常收集、分類(lèi)儲(chǔ)存及規(guī)范化管理的工作?？萍紮n案的形成自工程立項(xiàng)開(kāi)始，與工程建設(shè)進(jìn)度同步，并貫穿其各個(gè)階段?？萍紮n案的有效管理，有利于資料備查、后期審核，是提高項(xiàng)目質(zhì)量、提高工作效率的有力保障，也可為以后的工程項(xiàng)目提供可靠的參考。另一方面，檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展也起到了重要的作用。每一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案資料，是企業(yè)文化的積淀。也為積累工程經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、不斷提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率提供了參考。
因此，做好水利工程科技檔案的有效管理工作十分重要。
2.水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題
我國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作起步于20世紀(jì)50年代，在20世紀(jì)80年代得到發(fā)展。國(guó)家檔案局1992年頒發(fā)了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法 》，1997年又與國(guó)家計(jì)委聯(lián)合了《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》。這些規(guī)定和辦法為重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。近年來(lái)，隨著水利工程質(zhì)量管理工作的不斷規(guī)范、管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍然存在著整理速度慢，內(nèi)容不齊全，編寫(xiě)不規(guī)范，質(zhì)量不高等問(wèn)題。
2.1 檔案管理體制和制度不健全
隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時(shí)地調(diào)整和修改。目前，水利企事業(yè)單位或者是專(zhuān)業(yè)的檔案館普遍存在管理制度不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。
2.2 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才
